契約書は保管している。請求書も残っている。
それでも、取引先とトラブルになったとき、会社の説明を裏付ける資料がそろうとは限りません。
例えば、追加作業の代金を請求したところ、「その作業は当初の料金に含まれていた」と言われた場面を考えてみてください。
追加費用を説明したメール、相手方の承諾、仕様変更の履歴は、すぐに取り出せるでしょうか。
担当者が退職し、チャットの履歴も消えていたら、経緯の確認から難しくなります。

文書管理では、保存場所や年限を決めることに加え、「何が起き、誰が何を確認し、どのような判断をしたか」を後から説明できる状態をつくることが大切です。
民事裁判の証拠収集制度をめぐる議論も、この問題を考えるきっかけになります。
本記事では、2026年2月の研究会報告書に触れながら、経営者が確認したい実務上のポイントを整理します。

1．契約書と「契約の前後の記録」をつなげる

最終版の契約書だけでは、追加注文や納期変更、その後の合意まで説明できないことがあります。
見積書、発注書、仕様書、メール、業務チャット、納品・検収の記録などを、案件ごとにたどれるようにしておきましょう。
すべての資料を一つのフォルダへ移す必要はありません。
案件番号などを共通にし、「どのシステムに何があるか」が分かる仕組みでも役立ちます。
経営者がまず確認したいのは、「担当者が不在でも、別の社員が主要な取引の経緯を追えるか」です。
退職時の引継ぎも、進行中の仕事の説明だけでなく、記録の所在と会社としてのアクセス方法まで含めて考える必要があります。

2．紛争の兆候が出たら、関係する記録の削除を止める

メールやチャットの自動削除、退職者アカウントの廃止、端末の初期化は、通常の業務では必要な運用です。
しかし、具体的な紛争が見込まれる場面でも通常どおり進めると、後で確認したい記録まで失われるおそれがあります。
重大なクレーム、代金支払の拒絶、情報持出しの疑いなどが生じた場合には、
関係する案件・期間・担当者・システムを確認し、必要な範囲で削除や上書きを止める判断をしてください。
そのために、「誰が判断し、誰がシステム担当者へ連絡するか」を平時に決めておくと、初動が変わります。
保存の対象と期間、解除の判断も記録しておきましょう。

これは、あらゆるデータの永久保存を勧めるものではありません。
通常の保存・廃棄ルールと、特定の紛争に備えた保存対応を組み合わせる、という実務上の提案です。

3．記録は、前後関係と出所を確かめられる形で残す

チャットの一部分を切り取った画像だけでは、前後にどのようなやり取りがあったか分からないことがあります。
メールの本文だけを転記すると、送受信日時、宛先、添付ファイルとの関係が確認しにくくなります。
重要なやり取りは、元のデータや関連する添付資料も確認できる形で保存することを検討してください。
資料を取り出した人、日時、方法を記録しておくことも、出所を説明する助けになります。

議事録や社内報告では、「確認できた事実」「担当者の記憶」「推測・評価」を区別することが大切です。後から補足する場合も、元の記録を上書きせず、補足した日と理由を残す方が経緯を追いやすくなります。
経営者としては、問題のある事実も含めて正確に報告できる運用を整えておきたいところです。

4．秘密情報は、範囲と管理責任を明確にする

技術情報、顧客情報、価格決定の資料などは、保存するだけでなく、閲覧や持出しを管理する必要があります。
例えば、重要な情報を分類し、必要な担当者にアクセスを限定する、秘密であることを表示する、外部への共有方法を決める、といった対応が考えられます。
経済産業省の「営業秘密管理指針」も、営業秘密としての法的保護を受けるための管理を検討する際の参考になります。経済産業省「営業秘密～営業秘密を守り活用する～」

ただし、社内で「機密」と表示することと、裁判で提出を求められた際に拒めることは別の問題です。
弁護士への相談資料も、相談内容や関連資料を整理し、共有範囲を慎重に管理することが有用ですが、
保存先や表示だけで提出義務の有無が決まるわけではありません。
「どの情報を、なぜ守る必要があるか」を説明できる管理が重要です。

5．法務・現場・情報システムの役割を決める

文書管理のルールがあっても、
現場が使えず、システムの設定にも反映されていなければ、必要な記録は残りません。
現場は取引の経緯と資料の所在を把握し、情報システム担当者は保存・削除の仕組みを確認する。
法務担当者や顧問弁護士は、紛争との関係で何を確保するかを検討する。
経営者は、その連携と責任者を決める。このように役割を具体化することが出発点になります。

大規模なシステム導入の前に、重要な案件を一つ選び、契約から履行、請求、クレーム対応までの記録を実際に探してみてください。
「あるはずなのに見つからない資料」が、改善すべき箇所を教えてくれます。

証拠収集制度の見直しから、企業が考えておきたいこと

2026年2月、商事法務研究会は「証拠収集手続の拡充等を中心とした民事訴訟法制の見直しのための研究会報告書」を取りまとめました。名簿には、関係省庁等として法務省・最高裁判所の担当者が記載されています。
公式サイトでは、4月28日付の誤植訂正版が公開されています。研究会公式ページ

企業との関係では、訴訟の早い段階での情報取得、文書提出命令における「自己利用文書」の扱い、訴訟で扱う秘密の保護などが検討されています。報告書は複数の案や検討課題を示すものであり、その提案自体が企業に新たな義務を課すわけではありません。
報告書・第4、第5、第7（本文19～49頁、56～69頁）
こうした議論を踏まえて企業が実務上考えておきたいのは、
必要な証拠を探し出せることと、守るべき秘密を特定できることの両方です。

相手方に資料を求める場面でも、自社が資料を求められる場面でも、日常の管理が対応の土台になります。
ここまで挙げた5項目は、報告書が企業に求める対応を列挙したものではなく、
企業の紛争対応という観点からの実務上の提案です。

まずは、経営会議でこの5点を確認してください

• 担当者が退職しても、主要な取引の記録を取り出せるか。
• 契約書と、変更合意・納品・検収の記録を結び付けられるか。
• 紛争が見込まれたとき、関係するデータの削除を止める責任者がいるか。
• 重要な秘密情報の所在と、閲覧できる人を把握しているか。
• 現場・法務・情報システム担当者の連絡手順が決まっているか。

一つでも答えに迷う項目があれば、その部分から見直す価値があります。
まずは重要な取引について、「記録が残る」「探せる」「経緯を説明できる」という状態を目指しましょう。

文書管理規程の見直し、退職時のデータ引継ぎ、具体的な紛争に備えた証拠の確保などにお悩みの場合は、
顧問弁護士などにご相談ください。
自社の業務と利用システムに合った運用を、平時から整えることが大切です。